Assistant de direction (Montrouge, 92), H/F - CDI - Hauts-de-Seine

04/03/2020

Information sur le poste

La Fondation Partage et Vie recherche, pour son siège situé à Montrouge (92), un :

Assistant de Direction H/F

CDI, Temps Plein

 

Vous serez en charge de l’optimisation de la gestion de l’activité de la Direction des achats et de l’Immobilier et de la Direction du système d’information et de l’organisation. Vous serez l’interface de ces directions avec les correspondants internes et externes de Partage et Vie.

Votre mission consistera en l’organisation et la gestion de la direction, la communication, l’information, l’accueil, le suivi et le classement des dossiers. Vous aurez la gestion en propre de certains dossiers.

Dans ce cadre, vous serez notamment chargé de/d’ :

* La réalisation des travaux bureautiques :

- Saisir des documents administratifs ;

- Elaborer des tableaux de bord ;

- Mettre à jour des fichiers ;

- Participer à la rédaction de procédures de fonctionnement

- Publier des actualités intranet pour les directions concernées.

 

* La gestion du secrétariat :

- Organiser l’agenda et les prises de rendez-vous ;

- Réceptionner le courrier des services ;

- Rédiger des courriers ;

- Organiser les déplacements ;

- Mettre en validation les factures ;

- Gérer les congés, déplacements et note de frais des équipes.

 

* La planification et l’organisation des réunions :

- Planifier des réunions ;

- Assurer l’organisation matérielle des réunions.

 

Auprès de la direction des achats et de l’immobilier, vous serez chargé de/d’ :

- Suivre les projets et les activités de la direction ;

- Collecter et saisir l’information pour mise à jour des contrats-cadre ;

- Planifier les comités de pilotage ;

- Gérer de façon autonome certains contrats avec la mise en place d’un reporting dédié ;

- Suivre l’administratif des dossiers immobilier ;

- Collecter et saisir l’information pour la mise à jour des indicateurs et l’actualisation des tableaux de bord ;

- Suivre l’administratif et l’actualisation du tableau de suivi des conventions de location.

 

Auprès de la direction du système d’information et d’organisation, vous serez chargé de/d’ :

- Suivre les projets et les activités de la direction ;

- Suivre et enregistrer les contrats, commandes et factures.

- Collecter et saisir l’information pour mise à jour des contrats.


Profil Recherché

Titulaire d’un diplôme de type bac+2 spécialisé dans le domaine de l’assistanat de manager et/ou de gestion, vous disposez d’une expérience confirmée en assistant de direction et/ou de gestion et d’une excellente maîtrise des outils bureautiques.

Autonome, organisé et réactif, vous êtes doté(e) d’aisance relationnelle et d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité. Vous alliez diplomatie et loyauté.

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La Fondation recrute, en permanence, partout en France métropolitaine et dans les Départements d’Outre-Mer, des :

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> aides Médico-psychologiques,

> infirmiers diplômés d’Etat,

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> kinésithérapeutes,

> ergothérapeutes ...