Regard croisé sur le métier d'assistante de direction

Quel est votre parcours professionnel ?

Bernadine Eugène : J’ai commencé ma carrière dans l’Éducation nationale, puis j’ai travaillé au sein du Négoce Agricole Centre Atlantique, où je faisais de la veille réglementaire. J’ai aussi travaillé dans la formation, toujours dans le milieu de l’agriculture. Et j’ai aussi vécu un temps à l’étranger ! Je suis assistante de direction depuis fin 2015 au sein de Clodomir Arnaud. Je cherchais un poste dans l’assistanat de direction, mais je n’avais jamais travaillé dans le secteur du médico-social auparavant. Dès l’entretien d’embauche, la dimension humaine du métier m’a été insufflée. C’est un métier qui va bien au-delà des tâches administratives…

Marie-Christine Français : De mon côté, cela fait maintenant 37 ans que je travaille au sein de l’établissement L’Arc-en-Ciel à Tullins. J’ai débuté après mon baccalauréat en secrétariat. Depuis août 2005, j’occupe la fonction d’assistante de direction. Jusqu’alors, j’étais secrétaire et je m’occupais de l’accueil mais j’assurais également toutes les missions liées au poste d’assistante de direction. Si j’ai fait toute ma carrière dans le même établissement, j’ai toutefois connu plusieurs directions et différents modes d’organisation. Et le métier lui-même a beaucoup évolué.

Pouvez-vous décrire votre métier ? Quelles sont ses spécificités ?

Marie-Christine Français : Notre fonction s’articule autour de deux activités. D’un côté, il y a la paie : transmission des éléments au centre administratif régional, gestion du planning, des arrêts de travail… De l’autre côté, il y a la facturation liée au séjour des résidents. C’est le nerf de la guerre. Lorsqu’un résident quitte l’établissement (suite à un décès, ou non), je m’occupe de la comptabilité et de la facturation du solde. Il est toutefois difficile de résumer le poste d’assistante de direction à ces deux activités. De par ma fonction et mon ancienneté dans l’établissement, je suis en lien permanent avec les familles, les résidents et le personnel. Il faut être multitâche et tout savoir faire ! Par exemple, il m’est arrivé de réparer les lunettes d’un résident… Je suis au service des personnes accueillies, je les aide à se « dépatouiller » dans leurs papiers ; il peut aussi m’arriver de jouer le rôle d’une assistante sociale.

Bernadine Eugène : À mon arrivée, j’ai été agréablement surprise par le métier. Je pensais que ce serait strictement administratif et que la seule personne avec laquelle j’interagirais serait la/le directrice/teur. Dans les faits, il y a beaucoup d’interaction avec les résidents et leur famille. Je suis tout à la fois, secrétaire, comptable, factrice, gestionnaire de « portefeuilles » (argent de poche, en réalité) mais aussi assistante sociale, médiateur familial, confidente, etc. Ce qui n’est pas pour me déplaire. Je ne pensais pas que cela serait aussi enrichissant humainement. Les résidents viennent me raconter leurs vies, très différentes de la mienne puisque je suis originaire de Guyane. Leurs histoires me fascinent, puisqu’elles ne sont pas de ma génération et sont loin de mon éducation. De façon générale, j’ai reçu un très bon accueil. Au sein de l’établissement, je fais le lien entre les résidents, leurs familles et la direction. Je suis en charge des arrivées et des départs (retour à la maison, décès…) : j’explique le fonctionnement de l’établissement, je traite la partie facturation. Je suis également en charge du volet RH, car je m’occupe des bulletins de paie : je remonte des éléments au centre administratif régional. Enfin, il y a une partie logistique. J’ai la responsabilité des services généraux, je dois m’assurer du bon fonctionnement de l’établissement du point de vue de l’entretien des locaux et des chambres ainsi que du service en salle.

Quel regard portez-vous aujourd’hui sur votre fonction ?

Bernadine Eugène : L’humain est vraiment au cœur de ce métier. On travaille avec une population âgée, qui a une certaine façon de dire les choses… et qui n’est pas souvent patiente ! La relation avec les familles est très importante. J’ai noué de vrais liens, ce dont je ne présageais pas auparavant. Au-delà de ma fiche de poste, mon rôle c’est aussi de rassurer les familles, de comprendre les doutes et les craintes. Je suis une sorte de confidente. Peut-être est-ce aussi lié à ma personnalité, car j’ai le contact facile. De la même façon, je suis aussi à l’écoute des salariés. Par exemple, s’ils ne comprennent pas un élément sur leur bulletin de paie, je me montre disponible pour le leur expliquer. C’est un métier pivot, extrêmement enrichissant pour soi... et qui apporte beaucoup aux autres.

Marie-Christine Français : C’est un métier qui requiert différentes qualités : la conscience professionnelle et la rigueur, le secret professionnel, la discrétion. Je dis toujours que dans « secrétaire de direction », il y a le mot « secret ». Il faut aussi savoir s’adapter facilement : aux différentes organisations et aux changements de directeur d’établissement, mais aussi s’adapter aux familles, aux résidents… Depuis que je travaille à L’Arc-en-Ciel, je ne me suis jamais ennuyée.

Comment percevez-vous l’évolution de votre métier ?

Marie-Christine Français : Le métier est en perpétuelle évolution. Quand je suis arrivée, je travaillais sur une machine à écrire, et il y avait beaucoup de papiers et d’archivage à gérer. C’était archaïque ! Aujourd’hui, la digitalisation a rendu certaines tâches plus faciles à faire. Par ailleurs, de nouvelles organisations permettent de nous libérer du temps. C’est le cas pour la formation continue, dont la gestion a été reprise par le Siège en début d’année. Je pense également à la centralisation administrative des IJSS. Cela nous a soulagé et permet de rentrer plus en profondeur sur d’autres sujets.

Bernadine Eugène : De nouvelles répartitions des tâches avec le Siège ont permis de libérer du temps. Je pense avant tout à la reprise par le service RH de la gestion des arrêts maladie et de la prévoyance, qui nous soulage beaucoup.